2.+Teoría+de+documentos

TIPOS DOCUMENTALES BÁSICOS

CORRESPONDENCIA: Cartas, memorandos, circulares, informes, telegramas, E-mails.

DOCUMENTOS CONTABLES Y/O FINANCIEROS: Cotizaciones, remisiones, pedidos, comprobantes de diario, comprobantes de egreso e ingreso, salidas de almacén, notas débito y crédito, facturas, pagarés, nóminas etc.

DOCUMENTOS LEGALES: Decretos, leyes, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, historias clínicas, historias laborales.

DOCUMENTOS ESPECIALES: constancias, certificados, actas y escrituras.

FORMATOS DOCUMENTALES BÁSICOS

TIPO DOCUMENTAL: es una unidad documental simple, es decir, constituida por un solo documento indivisible intelectualmente el cual se caracteriza por tener unidad de acción lugar y tiempo. Ej: una carta, un registro civil, un certificado.

LA SERIE DOCUMENTAL: Es el reflejo de una función o actividad ejercida por un organismo a lo largo de un determinado período de tiempo. Normalmente están sujetas la mismo procedimiento normativo, presenta una misma apariencia externa y un contenido informativo homogéneo. Las hay simples y complejas. Las simples formadas por documentos simples y las complejas son los expedientes.

EL EXPEDIENTE SIMPLE: es una serie documental conformada por un mismo tipo documental que trata de diversos asuntos que son reflejo de un proceso administrativo, legal etc.

EL EXPEDIENTE COMPLEJO: Es una serie documental formada por un conjunto de documentos diferentes entre sí que son reflejo de un proceso administrativo o legal. En todo caso agrupan un mismo asunto. Ej expedientes laborales y clínicos.

DOCUMENTO PRINCIPAL CON ANEXOS: Es un documento simple que está acompañado de soportes, los cuales al momento de archivarse siempre deben ir junto al documento principal.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGÚN LA ENTIDAD PRODUCTORA

DOCUMENTO PÙBLICO: Es producido por una entidad pública. Ej: leyes, ordenanzas, decretos, acuerdos, resoluciones etc.

DOCUMENTO PRIVADO: Es producido por una entidad privada. Ej: circulares, memorandos, informes, manuales de funciones, constancias etc.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGÚN SU SOPORTE

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.

DOCUMENTOS TEXTUALES: están escritos en forma de párrafos: cartas, memorandos, resoluciones, decretos, leyes, actas, informes etc.

DOCUMENTOS GRAFICOS: son los que están representados en forma grafica como los planos, mapas etc.

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS/DIGITALES: son los que solo se pueden leer mediante un equipo informático, se encuentran en soportes digitales, magnéticos, ópticos etc.

DOCUMENTOS EN IMAGEN: son aquellos que están representados en forma de imagen: fotografías, películas, videos.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

EXTERNOS: Hacen referencia a la parte física del documento: soporte, formato, No. De folios, calidad de tintas etc.

INTERNOS: Hacen referencia a la parte intelectual del documento: Lengua, autor, fecha, asunto, texto o cuerpo, protocolo inicial o encabezamiento, protocolo final o pie de página.

CLASES DE DOCUMENTO SEGÚN SU FINALIDAD U OBJETIVO

INFORMATIVOS: Su objetivo es emitir una información: cartas, memorando, informes, circulares, e-mails.

DISPOSITIVOS: Son actos administrativos que imparten normas de obligatorio cumplimiento: resoluciones, decretos, ordenanzas, acuerdos, convenios, manuales de procedimiento, manuales de funciones, reglamentos de trabajo, manuales de convivencia.

TESTIMONIALES: Son los que sirven de prueba o dan fe de un acto administrativo, legal, financiero o fiscal: actas, comprobantes de contabilidad, facturas, recibos de pagos etc.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGÚN SU TIEMPO DE RETENCIÓN E IMPORTANCIA DENTRO DE LA EMPRESA

DOCUMENTOS VITALES: son aquellos esenciales para rehacer las operaciones de una institución. Su retención es permanente mientras la institución exista: escrituras de constitución, patentes de funcionamiento, planos de edificios, escrituras de propiedades, historias laborales.

DOCUMENTOS CONTABLES O FINANCIEROS: son todos aquellos que expresan movimientos de dinero: comprobantes de egreso e ingreso, facturas, recibos de caja, balances, libros de contabilidad, nóminas, estados financieros. Su retención en cualquier medio independiente del soporte son 10 años. (ley 962 de 2005)

DOCUMENTOS INFORMATIVOS: son todos aquellos que emiten una información: memorandos, cartas, informes, e-mails, circulares. Su retención está sujeta a la del expediente en el que estén incluidos.

DOCUMENTOS NO ESENCIALES: son aquellos que tienen fecha de expiración o que transcurrido un corto tiempo ya no son útiles a la administración: citaciones, cotizaciones, solicitudes de información, oficios remisorios, confirmaciones de recibo, volantes y publicidad en general. Su retención oscila entre 1 mes y 1 año.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. El documento original es producido por su autor sin ser copia.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O TEORÍA DE LAS EDADES

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción y su retención temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico. Estas etapas se dan en función del valor del documento y de la frecuencia de uso.

ETAPA DE GESTIÒN:

ETAPA INTERMEDIA

ETAPA INACTIVA

ETAPA HISTORICA

Es importante recordar que los documentos se producen de acuerdo con las funciones que cumple cada dependencia.