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PROPUESTA DE LA PRIMERA ACTIVIDAD PARA LA SEGUNDA SEMANA DE INDUCCIÓN EN BLACKBOARD PARA LA ESPECIALIDAD DE ASISTENCIA EN ORGANIZAZION DE ARCHIVOS Centro: Comercial Programa: Servicios Administrativos Regional: Atlantico Grupo de Instructores de Archivistica Estrategia de Enseñanza – Aprendizaje EL ESTUDIO DE CASOS: utilizaremos esta estrategia ya que estimula al aprendiz a aplicar los conocimientos teóricos y la experiencia que tengan relacionados con la solución de una situación problema. Por otro lado, el estudio de casos trabajado en grupo, evidencia actitudes y valores que dejan ver el perfil personal de los miembros de un grupo que se reúnen para analizar y resolver el caso. METODOLOGIA: Este taller involucra las pedagogías activas y obliga al alumno a utilizar las Tics, a resolver problemas, a asumir responsabilidad en el cumplimiento del trabajo y a desplegar su creatividad. EL ROL DEL INSTRUCTOR-TUTOR-FACILITADOR: El papel del Instructor-tutor-facilitador será el de guiar y orientar al grupo al grupo en el desarrollo del taller, al tiempo que observa las actitudes y valores que se evidencian en el grupo, lo mismo que los ritmos de aprendizaje del mismo. ACTIVIDAD PROPUESTA Taller 1: OBJETIVO: Evaluar los dominios Técnicos de Los nuevos aprendices. Descripción del Caso: Primera parte (primera entrevista) El Batallón ASPC No. 2, es una dependencia de la Policía Militar del Departamento del Atlántico, lo cual significa que es una entidad pública y debe tener organizados sus archivos para evitar las sanciones de la procuraduría General de la Nación. El mayor Héctor Julio Bonaparte, Director de este batallón, ha contratado a un Técnico en archivística para que le organice su archivo con todos sus procedimientos, y en su primera entrevista con el joven le comenta que los archivos de gestión están en las oficinas y que existe un deposito de archivo inactivo desorganizado, con mucho sucio, insectos, ratas, humedad y comejen. El Mayor le muestra unas fotos que tiene en su escritorio para darle alguna idea al archivista de la situación del archivo inactivo. Foto 1: Humedad, excrementos de cucaracha y corrosión de los archivadores

Foto 2: documentación tirada en el piso. Al escuchar al mayor y ver las fotos, el archivista empieza por hacerle algunos requerimientos iniciales que se citan a continuación: 1. Le pide al mayor que en primer lugar envíe hoy mismo un documento informativo a los funcionarios productores de documentos de cada dependencia para avisarles que él irá a partir de mañana, a hacer una inspección visual de sus archivos de gestión y para instruirles en los principios básicos de la ley general de archivos. 2. Le solicita que le provea de los elementos de seguridad necesarios para protegerse de los riesgos de contraer alguna enfermedad respiratoria o de la piel, ya que esta misma tarde irá a visitar e inspeccionar el archivo inactivo para levantar un diagnostico de la situación actual y de los elementos que se van a necesitar para organizarlo. 3. Le pide que le facilite un puesto de trabajo con todo el mobiliario básico que él va a necesitar para ejecutar sus labores de clasificación y ordenamiento de la documentación desorganizada de los archivos de gestión y el inactivo, pero que ese puesto de trabajo contemple los aspectos básicos de ergonomía. EVIDENCIAS QUE DEBE PRESENTAR EL GRUPO EN LA BUSQUEDA DE SOLUCIONES A LOS DISTINTOS REQUERIMIENTOS DEL ARCHIVISTA: 1. Redactar en Word el tipo de documento ideal para estos casos en que se va a enviar una misma información a todo el personal de la empresa. Además, en el texto del documento deberá mencionarse el número y año de la ley general de archivos y la fecha en que el archivista comenzará a realizar sus visitas. Subir esta y todas las evidencias a la plataforma blackboard. 2. En Internet, usando el buscador de su preferencia investigar sobre los elementos de seguridad que el grupo crea que son necesarios para que el archivista se proteja de respirar polvo, de contraer hongos en las uñas, de que se le peguen esporas y polvo en el cabello, de que se le ensucie su ropa y le caiga sucio en sus ojos lo cual puede causarle una seria infección en los mismos. Seria deseable que se busquen fotografías de los elementos de seguridad y que se presenten con una descripción breve de su uso y sus ventajas de protección. Power Point puede se una buena opción para presentar creativamente este documento. 3. Dado que el Mayor desconoce qué mobiliario y qué elementos básicos se necesitan para dotar el puesto de trabajo de un archivista teniendo en cuenta aspectos ergonómicos, el grupo deberá elaborar otro documento en Power Point (no mas de 3 diapositivas) y ojalá con imágenes bajadas de Internet donde se muestre al Mayor de manera muy clara todo lo que debe comprarle al archivista para que este ejecute sus labores básicas de organización y la importancia de no olvidar la ergonomía. 4. En un segundo documento de Word, el grupo deberá responder las siguientes preguntas: 1. Teniendo el cuenta que la entidad productora es una entidad del estado qué tipo de documentación va a organizar el archivista? 2. Redacten un concepto de DOCUMENTO PUBLICO 3. Redacten un concepto de DOCUMENTO PRIVADO TOTAL EVIDENCIAS: 4 OBSERVACIÓN IMPORTANTE: -Enviar las evidencias a la plataforma blackboard. -Los docentes de apoyo tomarán nota de los aspectos actitudinales, liderazgo, trabajo en equipo, comunicación etc. Al terminar la actividad los docentes de apoyo llevarán a cabo una autoevaluación con cada grupo teniendo en cuenta aspectos como: liderazgo, comunicación verbal y no verbal, participación, ética, etc. Se sugiere elaborar y llevar listo un instrumento para hacer esta autoevaluación. -Los docentes de apoyo deberán recordarle a los alumnos de identificar sus trabajos con sus nombres y apellidos. Los grupos que deseen pueden bautizarse con algún nombre de impacto. Tiempo de la actividad 1 primera parte (primera entrevista): 4 horas Materiales 1. Computadores con conexión a Internet Taller 2: Descripción del Caso: Segunda parte (segunda entrevista) El joven archivista contratado por el mayor Héctor Julio Bonaparte, llegó a su segundo día trabajo dispuesto a iniciar las visitas a las distintas dependencias del batallón, pero el mayor le comunica que desea entrevistarse con él de nuevo. El mayor le hace algunas recomendaciones que se citan a continuación: 1. Que deberá tener en cuenta las habilidades, destrezas y características de un buen trato a las personas que va a visitar, porque es posible que muchas desconozcan todo sobre la ley de archivos en las empresas del estado y, que es posible que muchos aun no sean consciente de la importancia de los archivos. 2. Qué es posible que muchas personas sean muy reservadas con su documentación porque puede haber información de alta confidencialidad, caso en el cual el deberá justificar por qué es una persona confiable. c. Que al terminar las visitas deberá presentarle un formato sencillo elaborado en Excel donde haya registrado los datos más importantes de cada visita como fecha, hora, dependencia, nombre y cargo del entrevistado, firma del entrevistado y alguna observación. LUEGO DE ESCUCHAR CON ATENCIÓN AL MAYOR EL ARCHIVISTA TAMBIEN LE HACE UNAS PREGUNTAS: 1. Además de papel, qué otros soportes tenemos en la institución a lo que el Mayor responde que no sabe qué son “Otros soportes documentales” 2. Las dependencias están aplicando el principio de orden original? A lo que el Mayor responde que tampoco sabe qué es eso. 3. Qué unidades de almacenamiento utilizan en los archivos de gestión y en el archivo inactivo, a lo que el Mayor responde que tampoco sabe de qué le está hablando. 4. Que si en el batallón se ha empezado a digitalizar los documentos a lo que el Mayor responde, que le han hecho varias propuestas al respecto pero que el no entiende bien de que se trata el proceso y qué ventajas puede traer en la gestión documental. 5. Que si en el Batallón existe un manual de procedimiento de archivo a lo que el Mayor responde: Qué es eso? En vista de que el Mayor tiene tantas inquietudes le pide al archivista que le explique por escrito y de manera didáctica y creativa sobre todas las inquietudes que tiene para así poder tomar las decisiones sobre los procesos de la gestión documental. ¡VAMOS A AYUDARLE A NUESTRO COMPAÑERO ARCHIVISTA! EVIDENCIAS QUE DEBE PRESENTAR EL GRUPO EN LA INTENCION DE AYUDA A NUESTRO COMPAÑERO ARCHIVISTA: 1. Elaborar un documento de Word donde expliquen cuales son las frases y palabras que debe usar el archivista para dar la impresión de una persona amable y respetuosa. En ese mismo documento explique cómo convencería a las personas de las oficinas de que él es una persona confiable a quien le pueden mostrar sus archivos confidenciales. Pueden dibujar e una persona con distintos pensamientos o diálogos para lo que podrán utilizar las autoformas de “Llamadas”. E jemplo: 2. Elaborar un documento en Power Point de no más de 3 presentaciones donde se le explique al Mayor cada uno de los puntos sobre los cuales dijo no tener ningún conocimiento ni información. Haciendo especial énfasis sobre el proceso de Digitalización documental. 3. En un documento de Word el grupo deberá imaginarse cual es la Misión de la Policía militar y redactarla teniendo en cuenta incluir valores. TOTAL EVIDENCIAS: 3 OBSERVACIÓN IMPORTANTE: -Enviar las evidencias a la plataforma blackboard y/o al correo del director de grupo el cual es: fanygarzonfgc@misena.edu.co -Los docentes de apoyo que serán quienes hagan el acompañamiento y orientación de los inducidos, deberán conocer este documento y durante el proceso tomarán nota de los aspectos actitudinales, liderazgo, trabajo en equipo, comunicación etc. Al terminar la actividad los docentes de apoyo llevarán a cabo una autoevaluación con cada grupo teniendo en cuenta aspectos como: liderazgo, colaboración, comunicación verbal y no verbal, participación, ética, manejo de la tecnología, etc. Se sugiere elaborar y llevar listo un instrumento para hacer esta autoevaluación. Tiempo de la actividad 1, segunda parte (segunda entrevista): 4 horas